Was bedeutet Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht schreibt Unternehmen vor, alle Bareinnahmen einzeln mithilfe einer elektronischen Registrierkasse oder eines vergleichbaren Aufzeichnungssystems zu erfassen. Eine Registrierkasse ist ein elektronisches System zur Ermittlung und Dokumentation von Bareinnahmen. Neben klassischen Registrierkassen können auch serverbasierte Systeme, Waagen oder Taxameter mit Kassenfunktionen eingesetzt werden.

Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) verfügen. Seit dem 1. April 2017 ist es zudem verpflichtend, auf eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit mit einem dem Unternehmer zugeordneten Zertifikat zuzugreifen. Registrierkassen müssen dabei die Erstellung von Belegen gemäß § 132a BAO sicherstellen.

Die Registrierung sämtlicher Registrierkassen erfolgt über FinanzOnline. Dafür ist ein aktiver Zugang zu FinanzOnline erforderlich, der entweder vom Unternehmer selbst oder von einem bevollmächtigten Parteienvertreter genutzt werden kann.

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn ein Betrieb einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro erzielt und gleichzeitig die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten.

Was bedeutet Barumsatz?

Unter Barumsätze fallen - anders als man vom Wortlaut her vermuten würde - nicht nur Bargeldzahlungen, sondern auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, elektronische Zahlungsformen (zB. Apple Pay), vom Unternehmer ausgestellte und angenommene Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und ähnliche Zahlungsmittel. Nicht als Bargeldzahlung gelten beispielsweise Zahlungen mit Zahlungsanweisung, Online-Banking-Überweisungen, Daueraufträge oder Zahlungen über das Internet, die nicht im Geschäftslokal getätigt wurden. Zur rechtssicheren Abklärung empfehlen wir die Konsultation Ihres Steuerberaters.

Wann beginnt und endet die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht beginnt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (gemeint ist der Voranmeldungszeitraum nach dem Umsatzsteuergesetz, also der Kalendermonat bzw. das Kalendervierteljahr), in dem die Grenzen (Jahresumsatz über 15.000 Euro und Barumsätze über 7.500 Euro) erstmals überschritten wurden.

Werden die Umsatzgrenzen (Jahresumsatz über 15.000 Euro und Barumsätze über 7.500 Euro) in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung zur Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem (Registrierkassa) mit Beginn der nächstfolgenden Kalenderjahres weg. Zur rechtssicheren Abklärung empfehlen wir die Konsultation Ihres Steuerberaters.

Gibt es Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht?

Ja, es gibt Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht.

Eine Ausnahme bilden etwa Umsätze im Freien (umgangssprachlich: „Kalte-Hände-Regelung“)

Darunter sind Umsätze zu verstehen, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten, generiert werden (zB. Verkauf von Christbäumen im Freien, zB. Verkauf von Neujahrsartikel, die auf im Freien stehenden Verkaufstischen angeboten werden, zB. Verkauf von Obst und Gemüse auf einem Stand neben dem Feld). Für derartige Umsätze gibt es Erleichterungen bis zu einem Umsatz von 30.000 Euro pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem. Die Umsätze müssen nicht mittels Registrierkassa ermittelt werden, sondern es dürfen die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand ermittelt werden (sog. „Kassasturz“).

Weitere Erleichterungen gibt es für:

- Hütten, wie insbesondere in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten,

- Buschenschänke, wenn der Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Kalenderjahr geöffnet ist und

- Kantinen, die von einem gemeinnützigen Verein geführt werden und die nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird (kleine Kantine)

Auch hier gilt die Umsatzgrenze von von 30.000 Euro pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem.

Erwähnenswert ist zudem die Erleichterung für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte (Umsätze mobiler Gruppen).

Unternehmer, die außerhalb ihrer Betriebsstätte Leistungen an ihre Kunde erbringen (zB. Installateure, Masseure, Transporteure, Rauchfangkehrer etc.) müssen diese Umsätze nicht sofort, sondern dürfen diese nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen. Voraussetzung ist, dass sie dem Leistungsempfänger bei Barzahlung einen Beleg im Sinn des § 132a Abs. 3 BAO ausfolgen und hiervon eine Durchschrift aufbewahren.Solche mobil getätigten Umsätze können gleichsam vorab in der Registrierkassa erfasst werden und die Belege mittels Registrierkassa ausgestellt werden. Dem Kunden wird der vorab ausgestellte Beleg bei Barzahlung übermittelt. Erfolgt kein Geschäft, kann der ausgestellte Beleg bei Rückkehr in die Betriebsstätte storniert werden.

Für genauere Informationen zu weiteren Ausnahmen und Erleichterungen von der Registrierkassenpflicht und zur Frage, ob Ihr Unternehmen darunterfällt, empfehlen wir die Konsultation Ihres Steuerberaters.

Wie erfolgt die Anmeldung einer Registrierkasse?

Die Registrierung erfolgt über das Online-Portal der österreichischen Finanzverwaltung (FinanzOnline).

1) Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

2) Erstellung des Startbeleges

3) Prüfung des Startbeleges

Was ist das Datenerfassungsprotokoll?

Das Datenerfassungsprotokoll (kurz DEP genannt) eine im Speicher der Registrierkasse oder in einem externen Speicher mitlaufende Ereignisprotokolldatei, die in Echtzeit jeweils mit Belegerstellung vollständig, fortlaufend chronologisch die Barumsätze mit Beleginhalten dokumentiert. Jede Registrierkassa hat ein Datenerfassungsprotokoll zu führen. Die Daten sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern und mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

Was ist die Belegerteilungspflicht?

Die Belegerteilungspflicht ist eine gesetzliche Vorschrift, die Unternehmer dazu verpflichtet, bei jeder Barzahlung einen Beleg auszustellen und dem Kunden auszuhändigen. Diese Regelung wurde mit dem Steuerreformgesetz 2016 eingeführt, um die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu verhindern. Die Belege müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden, entweder in Papierform oder elektronisch. Der Kunde ist dazu verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und zumindest bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

Welche Informationen muss ein ordungsgemäßer Beleg beinhalten?

Belege haben mindestens folgende Angaben zu enthalten:

- eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers

- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird

- den Tag der Belegausstellung

- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen

- den Betrag der Barzahlung

Werden Belege über eine Registrierkassa ausgegeben, haben sie zusätzlich noch folgende Angaben zu enthalten:

- eine Kassenidentifikationsnummer

- das Datum und die Uhrzeit der Belegausstellung

- die Trennung des Betrages der Barzahlung nach Steuersätzen

- den Inhalt des maschinenlesbaren Code (QR-Code oder Link)

Wie ist bei technischen Ausfällen der Registrierkasse vorzugehen?

Bei einem technischen Ausfall der Registrierkasse müssen Unternehmer bestimmte Maßnahmen ergreifen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit der Lonio Kassa gibt es jedoch eine erhebliche Erleichterung, da das System über einen integrierten Notfallmodus verfügt. Selbst wenn kein Internet verfügbar ist, kann die Lonio Kassa weiterhin genutzt werden, um Belege auszustellen. In diesem Fall werden die Belege ohne Signatur erstellt, sodass der Betrieb ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann. Alle Geschäftsvorfälle werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald das System wieder eine Internetverbindung hat. Dabei werden alle zuvor ausgestellten Belege nachträglich mit einer gesetzeskonformen Signatur versehen und ordnungsgemäß in das Datenerfassungsprotokoll (DEP) eingetragen. Falls die Registrierkasse komplett ausfällt (z. B. durch einen Hardware-Defekt), müssen alle Umsätze weiterhin ordnungsgemäß erfasst werden. Belege müssen händisch ausgestellt und die Geschäftsvorfälle einzeln dokumentiert werden. Jeder Beleg muss alle erforderlichen Angaben enthalten (siehe Frage: Welche Informationen muss ein ordungsgemäßer Beleg beinhalten?). Falls der Ausfall länger als 48 Stunden andauert, muss dieser innerhalb einer Woche über FinanzOnline an die Finanzbehörde gemeldet werden. Auch die Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse nach Behebung des Problems ist der Behörde mitzuteilen.